25. Oktober 2021 Videokonferenzen: Sichere Teilnahme an virtuellen Meetings

Videokonferenzen sind spätestens seit der Corona-Pandemie nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. Wie Sie sicher an virtuellen Meetings teilnehmen können, erfahren Sie in unserem Leitfaden.

Videokonferenzen haben viele Vorteile: Sie ermöglichen eine ortsunabhängige Teilnahme an Meetings, sorgen so für mehr Flexibilität im beruflichen, aber auch privaten Alltag. Moderne Tools ermöglichen außerdem einen schnellen und unkomplizierten Austausch von Daten und Dokumenten. Trotz der Vorzüge, die virtuelle Meetings bieten, bergen sie einige Sicherheitsrisiken. Immer wieder werden Vorfälle bekannt, die zeigen, wie leicht Unbefugte an sensible Daten von Userinnen und Usern gelangen können. Denn auch über Video-Chats kann Datendiebstahl erfolgen, weshalb hier Vorsicht geboten ist. Die gute Nachricht: Es gibt zahlreiche Maßnahmen, die Sie treffen können, um sicher an virtuellen Konferenzen und Events teilzunehmen. Wie Ihnen das gelingt, erklären wir Ihnen näher.

Sicherheitsrisiken von virtuellen Meetings

Besonders „offene Räume“, also Videochats ohne Zugangsbeschränkungen, können ein Problem für die Sicherheit der Teilnehmenden von Videokonferenzen darstellen. Fremde können jederzeit ohne Beschränkung einsteigen, sofern diese über einen veröffentlichten Link verfügen. Öffentliche Video-Chat-Räume bieten so auch Kriminellen die Möglichkeit, Informationen, wie die auf dem Video-Chat-Profil einsehbare E-Mail-Adresse, für Phishing-Attacken abzugreifen und missbräuchlich zu verwenden. Offene Konferenzräume können auch zu „Videokonferenz-Vandalismus“ beziehungsweise Trolling führen. Hier suchen Menschen gezielt nach nicht passwortgeschützten Videokonferenzen und wählen sich dort ein, um das Meeting beispielsweise mit Provokationen zu stören. Veranstalterinnen und Veranstaltern von Videokonferenzen empfiehlt es sich deshalb Meetings mit Hilfe von Passwörtern und Beitritts-Links zu sichern. So können Störungen durch Unbefugte vorgebeugt werden. Viele Videokonferenztools bieten aus diesem Grund eine Lobby-Funktion an. Hier werden alle neuen Teilnehmerinnen und Teilnehmer in eine Art Warteraum weitergeleitet und müssen erst bestätigt werden, bevor sie dem Meeting beitreten können. Die Beitrittslinks und Passwörter für die Teilnahme an den Videokonferenzen können in den Einstellungen der Videokonferenzprogramme erstellt werden. Hier kann auch angeben werden, ob die Konferenz prinzipiell aufgezeichnet werden kann und wer hierzu berechtigt ist.

Vorsicht ist außerdem bei der Wahl der Videokonferenzprogramme geboten. Veranstalter und Teilnehmende von Online-Meetings sollten sich die Datenschutzbestimmungen der Anbieter gut durchlesen und prüfen, welche Daten erhoben und wofür sie verwertet werden. Befinden sich die Unternehmen in Europa, gelten die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Handelt es sich um Unternehmen, die sich außerhalb der EU befinden, müssen die Datenschutzbestimmungen besonders geprüft werden. Kostenlose Programme speichern zudem häufiger personenbezogene Daten als kostenpflichtige Alternativen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte hier die Datenschutzbestimmungen des Anbieters genau betrachten.

Ein weiteres Risiko von Videokonferenzen stellt die Kommunikation über unverschlüsselte Verbindungen dar. Verwenden Videokonferenz-Tools unverschlüsselte Kommunikationswege, können sensible Daten leichter von Unbefugten abgegriffen und missbräuchlich verwendet werden. Teilnehmende und Veranstalter sollten bei der Wahl der Programme also auf eine verschlüsselte Verbindung achten. Die Verwendung einer VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) Verbindung sorgt hier für zusätzliche Sicherheit.

So gelingen sichere Videokonferenzen

Diese Tipps helfen Ihnen, Videokonferenzen und Online-Meeting sicher zu nutzen – egal ob Sie als Veranstalterin beziehungsweise Veranstalter agieren oder als Gast daran teilnehmen.

Tipps für Teilnehmerinnen und Teilnehmer

• Vermeiden Sie es, offenen Videokonferenzen beziehungsweise virtuellen Events beizutreten.
• Folgen Sie nur seriösen und vertrauenswürdigen Einladungslinks. Kontrollieren Sie die Adresse der absenden Stelle.
• Wenn Sie auf ein öffentliches Netzwerk angewiesen sind, können Sie einen VPN-Zugang einrichten Mit gesicherten Netzwerken verhindern Sie es, dass Kriminelle Zugriff auf vertrauliche Informationen wie Passwörter erhalten.
• Halten Sie Ihre Software immer aktuell. Laden Sie regelmäßig Updates Ihres Betriebssystems, Ihres Videokonferenzprogramms und Ihres Antivirenprogramms herunter. So bieten Sie Hackern und Malware keine Schlupflöcher, um Ihnen zu schaden.
• Besprechen Sie sensible Inhalte nur dann, wenn Sie nicht aufgezeichnet werden können und keine fremden Personen anwesend sind.
• Um Einblicke in den privaten Wohnbereich zu verhindern, können Sie Hintergrundeffekte verwenden.

Tipps für Gastgeberinnen und Gastgeber

• Wie auch für Teilnehmende empfiehlt es sich auch für Sie als Gastgeberin beziehungsweise Gastgeber bei der Verwendung öffentlicher Netzwerke auf einen sicheren VPN-Zugang zu setzen. Und vergessen Sie nicht allfällige Software-Updates der Videochat-Programme durchzuführen.
• Informieren Sie sich über die jeweilige Handhabung von persönlichen Daten der jeweiligen Anbieter und Unternehmen.
• Beschäftigen Sie sich mit den Privatsphäre-Einstellungen des Videokonferenzprogramms.
• Planen Sie Videokonferenzen immer nur mit persönlichen Beitrittslinks und Passwörtern, damit Sie den Teilnehmenden maximale Sicherheit bieten könnten.
• Wenn möglich lassen Sie eine „Wartelobby“ einrichten, in welcher die Teilnehmerinnen und Teilnehmer warten müssen, bevor sie von Ihnen bestätigt werden. 
• Kontrollieren Sie regelmäßig die Liste der Teilnehmerinnen und Teilnehmer. So können Sie unerwünschte Gäste schnell aus der Konferenz entfernen.