9. Jänner 2024 Online-Kalender: Was geschieht mit unseren Daten?

Online-Kalender sind praktische Tools, um den Überblick über berufliche und private Termine zu behalten. Doch personenbezogene Kalender-Infos verlangen nach einem sorgsamen Umgang.

Online-Terminplaner wie der Google-Kalender oder Doodle sind organisatorische Alleskönner. Geburtstage, Veranstaltungen und Meetings sind jederzeit abrufbar und können mit anderen Personen geteilt werden. Das bringt vor allem für Familien oder Arbeitsteams Vorteile. Mit den entsprechenden Einstellungen werden neue Termine – etwa ein im Internet gebuchter Flug – sogar automatisch im Terminkalender eingetragen. Die praktischen Funktionen werfen jedoch auch Fragen auf: Worauf haben die Terminkalender Zugriff? Und welche Daten geben die Anbieter an Dritte weiter?

Vor allem, wenn es um sensible Daten geht, wie Arzttermine oder Kontaktdaten, sollte man vorsichtig sein. Wir verraten Ihnen, was mit den Informationen in den Terminplanern geschieht und wie Sie den Schutz Ihrer Privatsphäre und bequeme Terminorganisation miteinander verbinden können.

Die gängigsten Online-Kalender und Terminplaner

Das Angebot an Online-Kalendern ist riesig. Hier bekommen Sie einen Überblick, was Google-Kalender, Doodle und Co. können und für wen sie nützlich sind:

• Google-Kalender: Seit seiner ersten Einführung 2006 ist der Terminplaner von Google einer der beliebtesten Online-Kalender geworden. Das liegt unter anderem an der außerordentlichen Funktionsvielfalt des Kalenders, sodass er sich für Einzelpersonen ebenso wie für Familien und Arbeitsteams eignet. Durch die Verknüpfung mit dem Google-Konto ergeben sich noch einige zusätzliche Vorteile. So ist es zum Beispiel möglich, Termine aus Google Mail direkt in den Kalender zu importieren.
• iCloud-Kalender: Für die Verwendung des iCloud-Kalenders ist ein Konto bei Apple erforderlich. Über den iCloud-Account ist die Einrichtung verschiedener Kalender möglich, die mit unterschiedlichen Personen oder Teams entweder privat oder öffentlich teilbar sind. Dieser Kalender wird über das iCloud-Konto mit allen damit verknüpften Geräten synchronisiert. In den Einstellungen der App „Kalender“ ist die Verwaltung von „Accounts“ möglich, um etwa für private Anwendungsfälle oder für berufliche Zwecke getrennte Kalender zu führen. Ein Import von Terminen aus der App „Mail“ oder von Webplattformen ist ebenso möglich.
• Microsoft Outlook-Kalender: Um den Outlook-Kalender zu nutzen, müssen Sie sich zuerst für ein Microsoft-Konto registrieren. Auf den ersten Blick funktioniert er ähnlich wie der Google-Kalender, es gibt jedoch einige Unterschiede. Zum Beispiel lässt sich der Outlook-Kalender am PC auch ohne Internetverbindung nutzen, während der Google-Kalender nur im Browser funktioniert. Außerdem sind die Optionen, den eigenen Kalender mit Familie, Bekannten oder Mitarbeitenden zu teilen, deutlich eingeschränkter als beim Google-Kalender.
• Bitrix24: Dieser Kalender eignet sich besonders gut für Teamarbeit in Unternehmen. In der kostenlosen Variante können bis zu 12 Personen darauf zugreifen, während im Premium-Tarif die Anzahl der Benutzerinnen und Benutzer unbegrenzt ist. Stärken des Programms sind zum Beispiel die Terminfindungsfunktion für mehrere Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder die Organisation von Kundenbeziehungen (CRM). Der Kalender steht in einer Browser-Variante sowie als kostenloser Desktop-Client oder als mobile App zur Verfügung.
• Doodle: Obwohl Doodle kein Online-Kalender im engeren Sinn ist, eignet sich das Tool hervorragend, um für mehrere Personen einen gemeinsamen Termin zu vereinbaren. Dazu können unter den Teilnehmenden Umfragen zu verschiedenen Terminoptionen durchgeführt werden.
• Schulferien.org: Dieser Online-Kalender kann zwar nicht mit eigenen Terminen befüllt werden, zeigt aber die gesetzlichen Feiertage und Schulferien in Deutschland, Österreich und der Schweiz an. Praktisch ist der Kalender, weil man ihn herunterladen und die Ferientermine in andere Online-Kalender exportieren kann.
• Proton Calendar: Diese kostenlose Kalender-App schützt Ihre Termine effektiv vor unbefugten Zugriffen. Denn sie nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die eigenen Termine und Zero-Knowledge-Verschlüsselung für geteilte Termine mit Personen, die andere Kalender verwenden.

Online-Kalender: Tipps für mehr Sicherheit und Privatsphäre

In die Kalender finden nicht nur allgemeine Einträge zu Feiertagen, sondern oft auch sehr persönliche Details Eingang, vom Arzttermin bis zum vertraulichen Geschäftstreffen. Die gute Nachricht: Große Anbieter wie Google oder Microsoft nutzen diese Inhalte nicht für Werbezwecke. Als Nutzerin oder Nutzer erhalten Sie also etwa keine personalisierte Werbung für Fluglinien oder Reiseziele, nachdem Sie im Kalender Ihren Urlaub eingetragen haben.

Wie gut Ihre persönlichen Daten in einem Online-Kalender geschützt sind, hängt auch davon ab, welche Einstellungen Sie wählen. Mit diesen Tipps sind Sie bei der Terminplanung auf der sicheren Seite:

• Trennen Sie Privates und Berufliches: Überlegen Sie sich gut, mit wem Sie welche Termine teilen wollen. Es empfiehlt sich zum Beispiel nicht, den Kalender, der für Ihr Arbeitsteam freigegeben ist, auch für die Eintragung privater Termine zu nutzen.
• Vorsicht beim Freigeben von Kalendern: Wer zum Beispiel seinen Google-Kalender für andere Personen freigibt, macht damit nicht nur die eingetragenen Termine für andere sichtbar, sondern erteilt auch verschiedene Zugriffsberechtigungen.
  Mit vollständigem Zugriff können Dritte in Ihrem Namen auf Einladungen antworten, Termine erstellen und bearbeiten, Ihren Kalender für andere freigeben, Benachrichtigungen über Änderungen bei Ihren Terminen erhalten oder sogar Ihren Kalender komplett löschen. Seien Sie daher aufmerksam, welche Berechtigungen Sie erteilen. Im Google-Kalender lassen sich die Zugriffsberechtigungen unter dem Reiter „Einstellungen und Freigabe“ jederzeit überprüfen und verwalten.
• Phishing-Gefahr durch falsche Termineinladungen: Kriminelle führen ihre Cyberangriffe nicht nur per E-Mail und SMS, sondern auch mittels Termineinladungen durch. Diese werden via E-Mail an Nutzerinnen und Nutzer verschickt. Bereits indem Sie eine solche falsche Termineinladung annehmen oder ablehnen, bestätigen Sie den Kriminellen, dass Ihre E-Mail-Adresse aktiv ist. Reagieren Sie daher besser gar nicht.
  Neben der Termineinladung enthält die E-Mail meist auch noch einen Link, den Sie auf keinen Fall anklicken sollten. Dahinter können sich gefährliche Webseiten oder Anwendungen verbergen, die sensible Daten, wie Adressen, Geburtsdaten und Kreditkarteninformationen, abfragen.
• Gehen Sie auch mit den persönlichen Daten anderer Personen sorgsam um: Am besten fügen Sie einem Termin keine Adressen oder ähnliche Infos in den Notizen hinzu. Bestimmten Berufsgruppen ist die Nutzung von Online-Kalendern gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sogar gesetzlich untersagt. So dürfen beispielsweise Ärztinnen und Ärzte ohne Einwilligung Ihrer Patientinnen und Patienten deren personenbezogene Daten nicht in einen Online-Kalender eintragen.
• Vermeiden Sie Termin-Spam: In vielen E-Mail-Programmen ist die Voreinstellung aktiv, dass sämtliche Termine (auch Spam-Termin-Einladungen) automatisch in Ihren Kalender eingetragen werden. Um die Übersicht zu behalten, kann es sinnvoll sein, diese Einstellung anzupassen. Im Google-Kalender gibt es zum Beispiel die Option, dass nur Termine von jenen Nutzerinnen und Nutzern automatisch notiert werden, mit denen man in der Vergangenheit schon einmal interagiert hat.