5. Mai 2025 Zusammenarbeit überall und jederzeit: Microsoft Teams sicher nutzen

Die Plattform Microsoft Teams bündelt bei räumlich verteilten Teams die Zusammenarbeit an einem virtuellen Ort und erleichtert den Arbeits- und Schulalltag. Wo liegen die Vorteile, wo die Risiken? Hier ein Überblick.

Ob Chat oder Telefonkonferenz, Cloud-Speicher oder Kalender: Der Kommunikationsdienst Microsoft Teams (MS Teams) bietet etliche Möglichkeiten, die digitale Zusammenarbeit zu optimieren. Er vereint eine Reihe von Funktionen, die Arbeitsgruppen für einen effizienten Workflow brauchen, auf einem zentralen Hub. Die einfache Anbindung an andere Applikationen, eine individuell anpassbare Benutzeroberfläche sowie die mobile Anwendung auf iOS- und Android-Geräten machen das Tool universell einsetzbar.

Was ist Microsoft Teams?

MS Teams wurde 2017 gestartet und ist im Programmpaket Microsoft 365 enthalten, der sogenannten Produktivitätsplattform von Microsoft, die Office-Anwendungen mit Cloud-Diensten verbindet. Nutzerinnen und Nutzer können also die gewohnten Office-Dokumente (Word, Excel oder PowerPoint) gleichzeitig mit der Kollegschaft sowie Projektpartnerinnen und -partnern bearbeiten und behalten dank einer geteilten Ablage leicht den Überblick. Dieser Vorzug macht – zusammen mit der Nutzbarkeit des Dienstes auf unterschiedlichen Endgeräten – den Erfolg von MS Teams aus.

Ende 2023 zählte der Dienst laut Angaben von Microsoft 320 Millionen aktive Nutzerinnen und Nutzer pro Monat. Der große Treiber seiner Popularität war die Covid-19-Pandemie, als viele Unternehmen auf Telearbeit und Schulen auf Distance-Learning umstellen mussten. Auch bei Jugendlichen erfreut sich die Plattform wachsender Beliebtheit: Wie die Initiative Saferinternet.at im Rahmen des Jugend-Internet-Monitors 2025 erhob, liegt MS Teams hierzulande auf Platz sechs der populärsten Plattformen für den sozialen Austausch. 29 Prozent der Jugendlichen gaben an, MS Teams täglich zu nutzen, 46 Prozent tun dies zumindest wöchentlich.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

• Besprechungen: Ob im Büro, in der Klasse oder unterwegs: Mit MS Teams können Sie überall an virtuellen Meetings teilnehmen – über das Anklicken von Einladungslinks, den plattformeigenen Kalender, per Chat oder durch direktes Einwählen im Browser bzw. in der App. MS Teams bietet außerdem die Möglichkeit, Userinnen und User als Avatare in immersiven virtuellen Räumen zu treffen. Das macht die Begegnungen auch „persönlicher“.
• Chats: Von Gesprächen unter vier Augen bis hin zu Gruppenchats – mit MS Teams können Sie sich unkompliziert und in Echtzeit mit anderen unterhalten. Dank des eingebetteten Übersetzungsdienstes kommunizieren Nutzerinnen und Nutzer auch ohne Dolmetscher in 35 Sprachen.
• Kanäle: Innerhalb der „Teams“ – das können einzelne Gruppen, Klassen, ganze Organisationen oder organisationsübergreifende Einheiten sein – findet die Zusammenarbeit in Kanälen statt. Hier können auch Dateien gemeinsam bearbeitet werden. Die Kanäle lassen sich beliebig organisieren und benennen, etwa nach Gruppe oder Projekt. Diese Funktion ist besonders bei Schülerinnen und Schülern beliebt, die sie etwa für die klasseninterne Kommunikation nutzen.
• Anrufe: Die Teammitglieder können sich einzeln oder in größeren Gruppen direkt miteinander verbinden. Zudem lassen sich Audio- oder Videocalls aus Besprechungen oder Chats heraus starten.
• App-Einbindung: In MS Teams können mehr als 250 andere Business-Apps integriert werden, beispielsweise Trello oder Evernote. Dies ermöglicht, Projekte in einem vertrauten Softwareumfeld zu planen sowie gemeinsame Notizen anzulegen. Je nach Tarif sind auch weitere Microsoft-365-Dienste in MS Teams enthalten, etwa SharePoint oder Microsoft Planner.
• Newsfeed
  Wer nicht direkt mit einzelnen Personen in Kontakt treten, sondern Informationen mit der Arbeitsgruppe teilen möchte, nutzt den Newsfeed. Dieser ist ähnlich aufgebaut wie ein Social-Media-Feed und listet aktuelle Neuigkeiten chronologisch auf.

MS Teams: Viele Funktionen, viele Angriffsflächen

So vielseitig wie die Funktionen sind auch die potenziellen Sicherheitslücken von Microsoft Teams, die von Angreifern genutzt werden können. Risiken bestehen beispielsweise in puncto Datenschutz, wenn Zugriffsrechte nicht klar geregelt sind, Endgeräte gestohlen wurden oder verloren gehen. Ein Einfallstor für Cyberkriminelle sind auch externe Apps, die in MS Teams eingebunden sind. Nicht zuletzt sollten sich Nutzerinnen und Nutzer vor Phishing-Angriffen in Acht nehmen.

Unberechtigter Zugriff auf Daten

Sind die Rollen im Team nicht klar definiert und die Zugriffsrechte nicht richtig konfiguriert, besteht die Gefahr unerwünschter Zugriffe. So könnten etwa Gastnutzerinnen und -nutzer auf interne Informationen von Unternehmen zugreifen. Systemadministratoren sollten darauf achten, ungenutzte Konten schnell zu entfernen und den Zugriff auf sensible Funktionen zu beschränken.

Besondere Vorsicht ist bei der Bildschirmfreigabe geboten: Benachrichtigungen oder sensible Daten aus weiteren Anwendungen bzw. Kommunikationsplattformen könnten versehentlich sichtbar werden und mit anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern geteilt werden. Achten Sie stets darauf, welche Inhalte Sie in MS Teams präsentieren.

Vorkehrungen für Verlust und Diebstahl

Wenn ein Gerät, auf dem MS Teams verwendet wird, verloren geht oder gestohlen wird, können ebenfalls Daten in fremde Hände geraten. Sichern Sie also den Dienst auf Ihren Endgeräten richtig ab, am besten per Multi-Faktor-Authentifizierung. Bei diesem Verfahren werden mehrere Berechtigungsnachweise kombiniert, etwa ein an die Userin oder den User zugesendeten Sicherheits-Token mit einer biometrischen Verifizierungsmethode (Fingerabdruck, Gesichtserkennung).

Externe Apps als Risiko

Die Integration externer Apps oder Dienste in MS Teams ist zwar praktisch, im Hinblick auf den Datenschutz aber auch riskant. Denn mit ihrer Einbindung können solche Anwendungen auch auf vertrauliche Daten zugreifen und missbräuchlich eingesetzt werden. Achten Sie immer darauf, dass Sie nur ausreichend geprüfte Anwendungen einbinden. Am einfachsten und sichersten sind jene Apps zu installieren, die MS Teams anbietet. Für die Auswahl der Programm klicken Sie seitlich auf den Reiter „Apps“.

Vorsicht vor Phishing-Angriffen

Phishing-Attacken zielen darauf ab, Personen zur Preisgabe sensibler Informationen zu verleiten. Erst im August 2023 versuchten als Microsoft Support getarnte Kriminelle, Anmeldedaten von Microsoft-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern zu erbeuten. Sie verschickten Chatnachrichten, um ihnen Daten zu entlocken bzw. Malware auf ihren Geräten zu installieren.

Wenn MS Teams für den Zugriff von externen Kontakten konfiguriert ist, können sich auch unbefugte Personen in vertrauliche Meetings einklinken. Microsoft ist sich dieser Schwäche bewusst: Hierzu wurde ein Schutzmechanismus eingeführt, der bei solchen Versuchen Warnmeldungen einblendet, damit die Meeting-Leitung unerwünschten Trittbrettfahrern den Zugang verwehren kann.