Tipps für die Ordnerstruktur: Dateien übersichtlich und sicher speichern
Eine chaotische Ordnerstruktur kostet Zeit und Nerven. Mit dem 7-Ordner-System und eindeutigen Dateinamen schaffen Sie Übersichtlichkeit und Sicherheit. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Stellen Sie sich vor, Sie suchen ein Dokument. Zuerst auf einem übervollen Schreibtisch mit meterhohen Papier- und Aktenstapeln. Dann im ganzen Arbeitszimmer, in dem Ausdrucke, Bücher und Hefte wild verstreut auf dem Boden liegen. Irgendwo in diesem Raum soll sich das gesuchte Dokument befinden. Vermuten Sie jedenfalls. Sie werden Stunden brauchen, um es zu finden.
Einen unordentlichen PC wird man – im Gegensatz zum Chaos-Schreibtisch – nicht auf den ersten Blick erkennen. Von außen sieht er genauso aus wie jeder andere PC. Doch das Ergebnis ist das gleiche: Sie suchen eine Datei und benötigen zu viel Zeit, um sie zu finden.
Das lässt sich vermeiden – durch eine strukturierte und klare Ordnerablage. Ob im beruflichen oder im privaten Kontext, eine gute Ordnerstruktur wird Ihnen auf lange Sicht Zeit sparen, Ihre Nerven schonen und die Zusammenarbeit mit anderen Nutzerinnen und Nutzern erleichtern.
Ordner übersichtlich strukturieren: Das 7-Ordner-System
Egal ob man die Dateien in der Cloud oder auf der Festplatte abspeichert: Die Fallstricke, die eine sinnvolle Ordnerstruktur verhindern, sind vielfältig und reichen von wenig durchdachten Ordnernamen bis zu unendlichen Hierarchieebenen in der Ordnerstruktur.
Eine einfache Lösung für eine übersichtliche Computerordnung könnte das 7-Ordner-System sein. Es besteht aus den folgenden Prinzipien:
- Maximal sieben Hauptordner: Damit man immer den Überblick behält, sollte man prinzipiell auf keiner Hierarchieebene einer Ordnerstruktur mehr als sieben Ordner haben.
- Ausnahmen, wenn es nötig ist: In Ausnahmefällen kann es Sinn machen, mehr als sieben Ordner anzulegen. Wenn beispielsweise ein Unternehmen seine Dateien nach Betriebsstandorten ordnet und diese zehn sind, sind zehn Ordner auf einer Hierarchieebene selbstverständlich in Ordnung.
- Ordnerstruktur auf drei Ebenen: Nicht enden wollende Hierarchieebenen sind im Büroalltag, aber auch im privaten Kontext ein zeitfressendes Monster. Es ist frustrierend, sich durch mehrere Unterordner durchklicken zu müssen, bis man zur gewünschten Datei gelangt. Das 7-Ordner-System empfiehlt, sich auf maximal drei Hierarchieebenen pro Hauptordner zu beschränken.
- Ordner nummerieren: Auch wenn man nur sieben Hauptordner hat, ist es ratsam, die Ordner zu nummerieren, anstatt sich auf die automatische alphabetische Sortierung zu verlassen. Die Nummerierung der Ordner spiegelt am besten die Reihenfolge ihrer Relevanz wider. Sie bringt mehr Ordnung in die Ablage und verhindert, dass die Reihenfolge der Ordner durcheinanderkommt, sobald man einen neuen Ordner anlegt.
Ein beliebter Cloud-Speicherplatz ist Dropbox. Doch der frei verfügbare Speicherplatz ist dort schnell belegt. Wie Sie aus Ihrem Speicherplatz das Maximum herausholen, verrät der Beitrag: „Dropbox: Cloud-Speicher effektiv und sicher nutzen“.
Ordner sinnvoll und sicher anlegen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Jetzt, wo Sie wissen, wie das 7-Ordner-System und die Ordnerstruktur auf drei Ebenen funktionieren, können Sie sich an die Arbeit machen und Ihre eigene Ordnerstruktur anlegen beziehungsweise eine bereits existierende Struktur verbessern.
Folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Analysieren Sie Ihren Datenbestand: Was für Daten müssen Sie sortieren? Trennen Sie Privates und Berufliches. Welche Kategorien springen Ihnen sofort ins Auge? Wie waren Ihre Dateien bisher sortiert? Wo gab es dabei Probleme?
- Wählen Sie einen einheitlichen Speicherort: Festplatte und Cloud-Speicher bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile. Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, ist es aus Organisationsgründen wichtig, Ihre Dateien an einem einheitlichen Ort abzulegen. Allzu oft passiert es, dass Dateien an mehreren Speicherorten oder auf Online-Organisationstools verstreut liegen.
- Benennen Sie Ihre Hauptordner: Das klingt einfach, kann aber über den Erfolg oder das Scheitern der Ordnerstruktur entscheiden. Was sich anbietet, ist eine Einteilung nach Themengebieten oder, speziell bei Unternehmen, nach Abteilungen beziehungsweise Kundinnen und Kunden. Vermeiden Sie zu allgemeine oder redundante Ordnernamen, die sich überschneiden. Je klarer die Kategorien voneinander getrennt sind, desto leichter die Dateisuche. Auch wichtig: Zumindest auf der ersten und der zweiten Hierarchieebene sollten die Ordner so benannt sein, dass sie über eine längere Zeit hinweg nicht umbenannt werden müssen. Achten Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Team auch darauf, dass die Ordnernamen nicht zu lange sind. Manche Cloud-Dienste und Dateisysteme unterstützen lange Ketten von Ordnernamen nicht.
- Benennen Sie Dateien eindeutig und einheitlich: Eine Datei mag zwar im richtigen Ordner liegen, doch wenn ihr Name „doc2033774fgx“ lautet, dann ist das für die Dateisuche wenig hilfreich. Einzelne Dateien sollten deshalb immer so benannt werden, dass der Name den Inhalt der Datei widerspiegelt. Wichtig ist auch eine konsistente Benennung: Im Dateinamen sollten also immer wieder die gleichen Elemente in derselben Reihenfolge vorkommen. Ein Beispiel dafür wäre: Datum, Inhalt, Namenskürzel, Version. Die einzelnen Elemente im Dateinamen trennen Sie aus Gründen der Maschinenlesbarkeit am besten durch einen Unterstrich. Leerzeichen sowie Interpunktionszeichen wie Punkte, Kommas oder Klammern sind idealerweise zu vermeiden. Das kann insbesondere dann relevant sein, wenn Mailserver eingehende E-Mails blockieren, die beispielsweise mehrere Punkte im Dateinamen enthalten wie etwa „Datei-v1.5.docx“. Solche Bezeichnungen werden von manchen Mailservern als potenzielle Schadsoftware interpretiert. Denn ausführbare Dateien, die nicht als solche erkennbar sind, stellen ein Risiko dar.
- Verwenden Sie ein Dateiarchiv: Ausmisten ist auf dem Rechner genauso wichtig wie im analogen Leben. Nichts sorgt so verlässlich für Unordnung wie eine Überfülle von Dingen, die nicht mehr gebraucht werden. Ein Archivordner für veraltete Dokumente, die man aber nicht endgültig löschen will, ist deshalb unerlässlich.
- Versionieren Sie Ihre Dateien: Manchmal wird ein Dokument im Lauf seiner Bearbeitung nicht besser, sondern schlechter. Das ist kein Problem, wenn man leicht auf eine frühere Version der Datei zurückgreifen kann. Für diesen Fall empfiehlt es sich, im Laufe der Erstellung eines Dokuments mehrere Versionen davon anzulegen.
- Aktualisieren Sie Ihre Ordnerstruktur regelmäßig: Sobald Sie merken, dass Sie zu viele Hierarchieebenen eingezogen haben oder Dokumente nicht mehr sofort finden, ist dies ein Anzeichen dafür, dass Sie Ihre Ordnerstruktur überarbeiten sollten.
- Bewahren Sie sensible Dateien sicher auf: Vertrauliche Dateien sollten Sie in Ordnern ablegen, die durch ein Passwort geschützt und nicht für alle zugänglich sind.
Beim sicheren Abspeichern sensibler Dokumente sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Festplatte oder Cloud-Speicher? Foto oder Scan? Der Beitrag „Dokumente digital sichern: Lösungen und Tipps“ zeigt Ihnen, worauf Sie achten sollten.
Für den Inhalt verantwortlich: A-SIT Zentrum für sichere Informationstechnologie – Austria