22. September 2026 KI im Unternehmen richtig einsetzen – am Beispiel der Dienstreiseplanung

KI kann Unternehmen bei der Planung von Dienstreisen unterstützen und zeitaufwendige Aufgaben erleichtern. Erfahren Sie, wie Sie KI bei der Dienstreiseplanung sinnvoll einsetzen und welche rechtlichen Vorgaben Sie dabei beachten müssen.

Durch die schnelle Entwicklung von KI-Systemen gibt es immer mehr Unternehmen, die KI entwickeln oder betreiben. Doch auch herkömmliche Unternehmen setzen KI (zum Beispiel KI-Agenten auf der Grundlage von openClaw) zunehmend ein, um effizienter zu arbeiten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten. Ein möglicher Einsatzbereich ist die Planung von Dienstreisen. KI kann dabei beispielsweise passende Zug- oder Flugverbindungen finden, Hotels vergleichen, Reisepläne erstellen oder Reisekosten abschätzen. Da bei der Planung von Dienstreisen häufig personenbezogene Daten verarbeitet werden und Entscheidungen getroffen werden, die Auswirkungen auf Personal und Unternehmen haben, müssen dabei verschiedene rechtliche Vorgaben beachtet werden.

Der AI Act der Europäischen Union ist bereits 2024 in Kraft getreten und schreibt strengere Regelungen für den Einsatz von KI in Unternehmen vor. Daneben dürfen jedoch auch andere gesetzliche Vorgaben, wie beispielsweise der Datenschutz, nicht außer Acht gelassen werden. In diesem Artikel wird anhand des Beispiels der Dienstreiseplanung gezeigt, wie KI im Unternehmen richtig und rechtskonform eingesetzt werden kann.

KI im Unternehmen richtig verwenden

Wenn Sie KI für Aufgaben wie die Planung einer Dienstreise, beispielsweise zur Buchung eines Hotels, nutzen oder KI-Systeme wie openClaw in Ihrem Unternehmen betreiben, gelten für Sie unter anderem die folgenden Regelungen des AI Acts.

Der AI Act legt den Fokus auf die sichere, ethische und menschenzentrierte Verwendung von KI. Ein wesentlicher Punkt ist, dass alle Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln, anbieten oder nutzen, sicherstellen müssen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Das bedeutet, dass entsprechende Schulungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern absolviert werden müssen. Gerade bei der Planung von Dienstreisen sollten diese die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen von KI kennen. So müssen sie erkennen können, dass KI fehlerhafte oder veraltete Reisevorschläge liefern oder wichtige Informationen nicht berücksichtigen kann. Außerdem haftet das Unternehmen, wenn durch mangelnde KI-Kompetenzen Schäden entstehen.

Eine weitere Regelung des AI Acts besagt, dass KI-Systeme bestimmten ethischen Anforderungen entsprechen müssen. Beispielsweise muss die Qualität der verwendeten Daten ausreichend sein, um Ergebnisverzerrungen („Bias“) möglichst zu vermeiden. Auch spezifische Maßnahmen zur Sicherheit müssen gegebenenfalls eingehalten werden. Im AI Act werden außerdem verschiedene Risikostufen und die jeweils dazugehörigen Anforderungen definiert.

Neben dem AI Act müssen Unternehmen weiterhin andere gesetzliche Vorgaben beachten, beispielsweise die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Urheberrecht und das Gleichbehandlungsgebot. Gerade bei der Planung von Dienstreisen werden häufig personenbezogene Daten verarbeitet, etwa Namen von Mitarbeitern, Reisezeiten, Zielorte, Kundentermine oder besondere Reiseanforderungen. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass solche Daten nicht an KI-Systeme weitergegeben werden, vor allem wenn nicht eindeutig geklärt ist, wie diese Daten gespeichert und weiterverarbeitet werden. Insbesondere bei öffentlich zugänglichen KI-Systemen ist Vorsicht geboten.

Um Ihr Personal bei der Verwendung von KI richtig anzuleiten, können Sie neben den erforderlichen Schulungen interne Richtlinien für den Umgang mit KI bereitstellen. Darin kann beispielsweise festgelegt werden, welche KI-Systeme für welche Aufgaben eingesetzt werden dürfen, welche Verwendungszwecke erlaubt oder verboten sind oder nur nach einer entsprechenden Einschulung zulässig sind. Ebenso kann geregelt werden, ob die Ergebnisse einer KI vor ihrer Weiterverwendung überprüft werden müssen, ob personenbezogene Daten für die Planung von Dienstreisen in KI-Systeme eingegeben werden dürfen und in welchen Fällen Kunden einer Verarbeitung ihrer Daten zustimmen müssen. Auch der Umgang mit KI-generierten Inhalten kann in einer solchen Richtlinie festgelegt werden.

Die WKO bietet mit dem Online-Tool „KI-Guidelines für Unternehmen“ eine Möglichkeit um möglichst einfach ein Richtlinien-Dokument zum Umgang mit künstlicher Intelligenz zu erstellen. Damit lässt sich eine Richtlinie einfach an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und wichtige Themen können vollständig abgedeckt werden.

Human in the Loop

KI-Systeme können Fehler machen und sogar halluzinieren, also Informationen erfinden. Dies kann insbesondere in Unternehmen zu Schäden führen. Deshalb wird häufig der Ansatz „Human in the Loop“ empfohlen. Dabei werden menschliche Kenntnisse und Fachwissen in die Verwendung von KI-Systemen eingebracht, um deren Ergebnisse zu überprüfen und zu verbessern.

Bei der Planung von Dienstreisen kann die KI beispielsweise geeignete Zug- oder Flugverbindungen recherchieren, Hotels vorschlagen oder einen Reiseplan erstellen. Die endgültige Entscheidung muss jedoch immer durch eigene Mitarbeiter erfolgen. So können fehlerhafte Verbindungen, unrealistische Umsteigezeiten, unpassende Hotelvorschläge oder Verstöße gegen unternehmensinterne Reiserichtlinien erkannt und korrigiert werden. Auch Preisänderungen oder kurzfristige Fahrplanänderungen können dazu führen, dass eine Überprüfung durch Menschen notwendig ist.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihren Input sowohl beim Training oder Betrieb als auch bei der Bewertung von KI-Systemen einbringen. Dieses Feedback trägt dazu bei, Fehler zu korrigieren, Verzerrungen zu erkennen und die Qualität der Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern. Human in the Loop kann dadurch Fairness, Transparenz und das Vertrauen in KI-Systeme fördern.

Gerade bei der Planung von Dienstreisen sollte KI daher als Unterstützung verstanden werden und nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen. Durch die Kombination aus KI und menschlicher Kontrolle können Unternehmen die Vorteile der Technologie nutzen und gleichzeitig Risiken sowie rechtliche Vorgaben besser berücksichtigen.